ケータリングサービスを初めて利用する際、どんな点に気をつけたら良いのか不安に感じる方も多いのではないでしょうか。

ゲストに満足してもらえるような料理やサービスを提供するためには、事前の準備や確認がとても重要です。

この記事では、初めてのケータリング発注で失敗しないためのポイントをわかりやすく解説します。注文前の計画から当日のサポートまで、スムーズに進めるためのコツをしっかり押さえておきましょう。

注文前のチェック項目

ケータリング会社の選び方

まず、ケータリング会社を選ぶ際には、提供エリアを確認することがとても重要です。ケータリング会社によっては、配達地域に制限があり、全国対応している会社は少ないのが現状です。特に地方でのイベントや大規模な屋外パーティーを検討している場合は、配達エリアに入っているか事前にチェックしておく必要があります。

また、配達地域が対応している場合でも、「追加の配送料が発生するか」や「特定のエリアでは配達時間に制限があるか」といった点も確認しましょう。例えば、遠方の配達には別途料金がかかることが多く、イベントの予算に影響を与える可能性があります。また、交通状況や配達のスケジュールによって、希望する時間帯に届けてもらえないケースもあります。

加えて、ケータリング会社が対応しているエリアでは、どのようなサポートが受けられるかも確認することが大切です。例えば、飲み物プランに含まれるビールサーバーの設置や当日の配膳サポートなど、エリアによってはサービス内容が異なる場合があります。

このように、配達地域やサービス内容の確認は、スムーズなケータリングの発注に欠かせないポイントです。まずはイベント開催場所が対応エリアに含まれているか確認し、次に配達に関する条件やサポート内容をしっかりと把握しておきましょう。

東京都港区赤坂にキッチンを構えるボリューミーデリジャパンでは関東県内が配達地域となります。

配達料は無料ですが、地域によって最低注文料金は異なりますので、ご確認ください。

イベント規模に合ったプランの選び方

ケータリングを利用する際には、イベントの規模に合ったプランを選ぶことが大切です。参加人数やイベントの内容を事前に把握し、料理の量や種類を決めましょう。小規模なパーティーの場合は、軽食やフィンガーフードを中心に、大規模なイベントではメインディッシュや飲み物も含めたプランがおすすめです。

飲み物プランの確認と相談

イベントにお酒を含めるか、どのような飲み物を提供するかを事前に決めておくことで、当日のスムーズなサービスに繋がります。

ポイント：ボリューミーデリジャパンではビールサーバーのご提供もやっておりますので興味がある方はご連絡ください。飲み物プランに含まれる詳細も事前に確認し、必要に応じてスタッフの人数も相談しましょう。

メニュー選びで気をつけるポイント

メニューを選ぶ際には、ゲストの好みやイベントのテーマを考慮することが必要です。ゲストにアレルギーや食事制限があるかを必ず確認してください。参加者の皆さんが楽しめることは非常に大切ですからね。

特に、立食形式の場合は、一口サイズで食べやすい料理を選ぶと良いでしょう。

また、温かい料理や冷たい料理のバランスも考え、全員が楽しめるバリエーション豊かなメニューを検討してください。

配送・セッティングの事前確認

会場の場所や設備に合わせて、配送方法やセッティングについて事前に確認しておきましょう。

特に、ビル内の会場の場合はエレベーターの利用や搬入時間に制限があることがあります。ケータリング会社に当日の搬入方法をお伝えしてあげると当日スムーズにお届けできます。

ボリューミーデリジャパンの飲み物プランでは、当日スタッフが直接お客様にお酒をご提供するサービスもついております。

「注文のタイミング」とは

イベント1週間前に発注することがおすすめです。納期が近いとなかなか対応してくれるケータリング会社は少ないからです。

1週間を切った場合に対応してもらえるか否か、追加料金についても確認しておきましょう。

注文後のチェック項目

事前に伝えるべきこと

注文後の打ち合わせでは、料理の内容や提供時間、配膳の流れなどをしっかりと確認します。この際、当日のセッティングに必要な設備（テーブル、電源など）があるかも確認しておくと、準備がスムーズに進みます。

直前の変更・キャンセルへの対応

急な予定変更やキャンセルが必要になった場合は、できるだけ早めにケータリング会社に連絡を入れましょう。

多くのケータリング会社は、直前の変更にも柔軟に対応してくれますが、料理の準備状況によっては対応できないこともあります。事前に変更やキャンセルのポリシーを確認しておくと安心です。

ボリューミーデリジャパンでは注文前のご注文ページ、注文時のメールにてキャンセルポリシーをご確認できるようにしております。

当日のチェック項目

当日トラブルシューティングの備え

当日は、予定外のトラブルが発生する可能性も考えられます。例えば、料理の提供が遅れる、注文したメニューと異なるものが届くなどの問題に備えて、連絡先をすぐに確認できるようにしておきましょう。多くのケータリング会社は、当日のサポートスタッフを配置してくれるため、問題が起きた際はすぐに対応してもらえます。

必ず当日、ケータリング会社と連絡が取れるようにしておいてください。搬入が遅れる場合、お届け先で部屋や会場に入れないなどのトラブルはよくあります。

スムーズなサービス提供のための最終確認

当日の朝やイベント開始前に、配送時間やセッティングの最終確認を行いましょう。スタッフが入る場所や時間も最終確認しておくと、当日のオペレーションがスムーズに進みます。

また、食事が終わった後の片付けについても、事前に取り決めておくと、スムーズにイベントを締めくくることができます。