企業イベントのケータリングを発注する際、「どのケータリング会社を選べば良いのか？」と悩むことはありませんか？ケータリングの選び方を間違えると、当日のトラブルや参加者の満足度低下につながってしまうことも。

そこで、この記事では失敗しないケータリング会社の選び方を解説します。

発注前に確認すべきポイントや、当日のスムーズな進行をサポートするコツを詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

発注前に自分の要望を整理する

ケータリングを発注する際、事前に自分の要望を整理しておくことで、スムーズに注文が進み、当日のトラブルを防ぐことができます。以下のチェック項目に沿って、しっかりと準備を進めましょう。

特注メニューを依頼するか、ネット掲載の商品で良いか

特注メニューを希望する場合、どのような料理をお願いしたいか具体的に考えておくと、ケータリング会社との打ち合わせがスムーズです。

例えば、「オーガニックでヘルシーなメニュー」や「ケーキをメニューに入れて欲しい」など、可能な限り細かく要望を伝えられるようにしましょう。

特注メニューは通常の商品よりも費用や準備時間がかかるため、早めに相談するのがポイントです。

お酒の有無と1人あたりの予算を設定

ケータリングは提供する料理の種類や量によって料金が大きく変わります。参加人数と予算をもとに、どの程度のボリュームで提供できるか見積もりを依頼しましょう。また、1人あたりの予算に含めるもの（ドリンクやデザートなど）も考慮しておくと、予算内で満足度の高いメニューを選びやすくなります。

希望するメニューや提供スタイル（ビュッフェ形式、個別盛りなど）

ビュッフェ形式にするのか、個別に盛り付けて提供するのかによって、準備する料理やセッティングが異なります。

立食パーティーであれば取りやすい一口サイズの料理、会議やセミナーでは個別盛りのお弁当スタイルなど、イベントの内容に合わせて選ぶようにしましょう。

参加者のアレルギーや食事制限を確認

事前に参加者に確認し、アレルギー対応やヴィーガン、ベジタリアン向けのメニューを用意するかどうかを決めておきましょう。

希望する配達日時と配達先の場所（搬入方法）

ベント会場への搬入方法（駐車スペースの有無やエレベーターの利用可否など）を事前に確認し、ケータリング会社に伝えることが大切です。スムーズな配達・設置のために必要な情報を揃えておくと、当日の進行もスムーズに運びます。

当日にケータリング業者と連絡を取り合う担当スタッフ

当日にケータリング業者と連絡を取り合う担当スタッフを決め、その連絡先を伝えておきましょう。急な変更や追加注文が発生した場合に迅速に対応できるよう、連絡先の共有は必須です。

これらのポイントを整理しておくことで、ケータリング発注時のコミュニケーションが円滑になり、イベント当日もスムーズに進行します。

配達エリア、送料の確認はマスト！

配達エリアについてですが、ケータリング会社によって配達できる範囲が異なります。会社によっては都内全域に配達している場合もあれば、特定のエリアに限っている場合もあります。特に、東京都内であっても郊外のエリアやビジネス街から離れた場所など、場所によっては対応できないケースもあるため、事前に自分のイベント会場が配達可能エリアに含まれているか確認が必要です。

次に、送料や追加料金の確認です。配達エリア内であっても、距離や注文金額によっては送料がかかる場合があります。注文するケータリングの量や内容、配達先の距離によって送料が変わることもあるため、見積もりを取る際にしっかりと確認しましょう。また、配達先がビルの高層階や特別な搬入方法が必要な場合、追加料金が発生することもあります。そのため、配達条件に関しても事前に詳しく伝え、費用が発生するかどうか確認しておくことが大切です。

さらに、配達時間の確認も重要です。イベントの開始時間に合わせて配達してもらうために、希望する配達時間が可能かも事前にチェックしましょう。人気のケータリング会社では、希望の時間に予約が埋まってしまうこともあるため、早めの予約が安心です。

このように、配達エリアと送料、配達時間の確認を怠らないことで、思わぬトラブルを防ぎ、スムーズなケータリング利用が可能になります。

サポート体制が整っているかどうか

ケータリングを利用する際、料理のクオリティだけでなく、サポート体制がしっかりしているかどうかも重要なポイントです。

イベント当日は予期せぬトラブルや急な変更が起こり得るため、サポート体制が整っているケータリング会社を選ぶことで安心して任せることができます。

まず確認したいのは、問い合わせへの対応の速さです。

事前の打ち合わせの段階で、質問や要望に対して迅速かつ丁寧に対応してくれるかどうかをチェックしましょう。

問い合わせに対するレスポンスが早い会社は、当日もスムーズに対応してくれる可能性が高いです。また、当日のトラブルに備えて、緊急連絡先が用意されているかも確認しておくと安心です。

次に、当日のサポート内容についても事前に確認しておきましょう。

配達だけでなく、料理のセッティングや後片付けまで対応してくれるかどうかは、イベントの進行に大きく影響します。特に、大人数のパーティーやビュッフェ形式のイベントの場合、プロのスタッフによるセッティングやサポートがあると非常に助かります。

サポート内容が充実している会社を選ぶことで、主催者側の負担を減らし、イベントをスムーズに運営することができます。

また、メニューの変更やキャンセル規定も確認ポイントです。

急な参加者の増減やメニューの変更に対応できる柔軟性があるかどうか、そしてキャンセル時の費用についても事前に把握しておくと良いでしょう。柔軟な対応が可能なケータリング会社であれば、予期せぬ事態が起きた場合でも安心して任せられます。

良いケータリング会社は注文時のメールに、商品、値段だけではなくキャンセルポリシーをしっかり記載してあります。

ケータリングあるあるなのですが、突然参加者の都合により人数が変更されるケースが多くあります。キャンセルポリシーをしっかり注文時に把握しておきましょう。

シンプルに自分も食べたい料理かは大切

ケータリングを選ぶ際、実はとてもシンプルで重要なポイントが「自分も食べたいと思う料理かどうか」です。

イベントで提供する料理が美味しそうだと思えなければ、参加者の満足度も下がってしまう可能性があります。まずは、自分がそのケータリングメニューを見て「食べてみたい！」と感じるかどうかを基準にしてみましょう。

料理の写真やサンプルメニューを確認し、味や見た目のクオリティをチェックするのもおすすめです。

最近では、SNSやウェブサイトにメニューの写真を掲載しているケータリング会社が多いため、事前にしっかりリサーチしておくと良いでしょう。また、食材へのこだわりや料理のバリエーションが豊富な会社は、参加者にも満足してもらえる可能性が高いです。

さらに、イベントのテーマや参加者の好みに合っているかも考慮することが大切です。

例えば、カジュアルな交流会なら finger food やカナッペなど気軽に食べられる料理が良いでしょうし、ビジネスミーティングならお弁当スタイルが適しているかもしれません。自分が「これなら参加者も喜んでくれそう！」と感じるメニューを選ぶことが、ケータリング成功の秘訣です。

また、参加者にアレルギーや食事制限がある場合も考慮に入れ、自分だけでなく参加者全員が安心して食べられる料理を選びましょう。ケータリング会社にアレルギー対応の可否を事前に確認しておくことで、より安全で満足度の高いイベントにすることができます。

結果として、自分が「美味しそう！」と感じられる料理を提供することが、参加者の満足度向上につながり、イベント全体の成功に直結します。シンプルですが、この視点を持つことで、ケータリング選びに自信が持てるはずです。

ケータリング会社との事前打ち合わせで確認すべきポイント

ケータリングを成功させるためには、事前打ち合わせがとても重要です。ここでは、ケータリング会社との打ち合わせで確認しておくべきポイントをまとめました。これらをしっかりと確認することで、当日のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな進行をサポートできます。

メニューの最終確認

提供する料理や飲み物の内容を最終的に確認します。特注メニューやアレルギー対応がある場合は、抜けや漏れがないか念入りにチェックしましょう。また、提供スタイル（ビュッフェ形式、個別盛りなど）についても確認しておくと安心です。

配達時間と設置時間の確認

イベントの開始時間に合わせて、配達と設置のスケジュールを確認します。会場への搬入がスムーズにできるよう、駐車スペースや搬入口の場所、エレベーターの使用など、必要な情報をケータリング会社に共有しましょう。

担当者と当日連絡先の確認

イベント当日の担当者と連絡先を確認しておきます。万が一、時間の変更やトラブルが発生した場合に迅速に連絡を取るために、ケータリング会社の担当者の電話番号を控えておくことは必須です。

追加注文やキャンセル規定の確認

直前の人数変更や追加注文が発生する可能性がある場合、その対応についても事前に確認しておきましょう。また、キャンセルの場合の費用やタイミングも把握しておくことで、予期せぬトラブルを避けることができます。

当日のサポート内容の確認

当日、どのようなサポートが含まれているかを確認しましょう。例えば、料理のセッティングや配膳、後片付けが含まれるかどうかで、当日の進行に大きく影響します。事前にサポート内容を確認し、必要に応じてオプションを追加しておくと良いでしょう。

支払い方法とタイミング

支払い方法や支払いのタイミングについても事前に確認しておきます。イベント後の精算となるのか、事前振り込みが必要なのかを把握しておくことで、スムーズな支払いが可能になります。

これらのポイントを事前にしっかり確認することで、ケータリング会社との連携がスムーズになり、イベント当日の進行を安心して任せることができます。